Comandax: Manual de Uso

Comandax

ComandaX es la aplicación para IOS/Android que ayuda a realizar las tareas cotidianas para darle seguimiento a un pedido desde su llegada hasta su finalización. La aplicación puede ser descargada desde Google Play si se usará en un dispositivo con Android, de lo contrario al usar IOS se deberá ingresar desde la app de Google Chrome

Tomar Pedido

Para tomar un pedido se debe acceder desde la pantalla de inicio de la aplicación al menú "Tomar Pedido", para después seleccionar una mesa y posteriormente ver una pantalla dividida en dos secciones. La sección derecha muestra todos los productos y categorías registrados en el sistema, estos productos están listos para ser vendidos a los clientes.
Para agregar un nuevo producto al pedido se hace clic en la imagen del producto. Dependiendo del producto es posible que se muestre una pantalla extra antes de que se pueda agregar el producto.Una vez las opciones han sido seleccionadas se da clic en el botón Agregar Producto que se encuentra en la parte final de la pantalla debajo de todas las opciones.

Inmediatamente después de que se agregue un producto, la sección izquierda de la pantalla mostrará el producto que se ha agregado y los que ya se han agregado anteriormente. Así como los que ya han sido enviados ha cocina o los que ya han sido cocinados.
Si hubo algún error cuando el producto se agregó, el sistema permite eliminar un producto de la lista del pedido deslizando el dedo de derecha a izquierda en el producto ubicado en la división izquierda de la pantalla.

Posteriormente se debe dar clic en el botón rojo y este eliminará el producto de la lista. Así mismo a un lado de este botón rojo de eliminar se encuentra otro botón color azul; este botón azul se usa para modificar el producto en caso de algún error al capturarlo. Al terminar de tomar el pedido, se debe dar clic en el botón Comandar el cual enviará los productos a cocina para que estos puedan ser preparados. Se mostrará una pantalla que confirma que los productos se han enviado a cocina.
Al dar clic en el botón Inicio se mostrará la pantalla de inicio para que se pueda volver a realizar otra operación en caso de necesitarse.

Ver comandas

Cada vez que un mesero tome el pedido de un cliente y lo envíe a cocina aparecerá en una pantalla que se puede acceder desde la pantalla de inicio seleccionando la opción Ver comandas de la pantalla.
Sonará un timbre el cual indicará que se ha llegado un nuevo pedido, o se ha realizado un cambio en alguna comanda.
En la pantalla se muestra cada comanda con sus productos y opciones/extras seleccionados por el mesero. Se puede ver el número de la comanda para identificarla y también se puede ver la mesa a la que corresponde la comanda.

Para mover de estatus la comanda, se debe mantener presionado sobre la comanda y esperar a que salga un recuadro negro con letras blancas indicando el número de la comanda, sin soltar el dedo se arrastra ese recuadro negro hasta la parte inferior de la pantalla donde se encuentran los estatus posibles, finalmente se suelta el recuadro en el estatus deseado y esta comanda cambiará de estatus.
Cuando una comanda se recibe, se posiciona en el estatus Nuevas, pero al empezar a prepararse se debe arrastrar al estatus En preparación y finalmente cuando se acabe de preparar la comanda se debe posicionar en Hechas.

Abrir/Cerrar Caja

Para que un encargado de caja pueda empezar a cobrar se debe registrar una apertura de caja, indicando el monto de efectivo con el que empezará la caja. Para realizar esto se debe acceder desde la pantalla de inicio a la opción Abrir/cerrar caja; se mostrará una pantalla en la que se debe ingresar el monto en efectivo con el que se abrirá la caja.
Para realizar un corte de caja y poder contabilizar las entradas y salidas de efectivo de la caja, se accede desde esta misma pantalla y se da clic en el botón Cerrar caja el cual abrirá un navegador web con la pantalla para realizar el corte de caja.

Cobrar

Cuando un cliente procede a realizar su pago, el responsable de la caja que recibirá el pago debe acceder desde la pantalla de inicio a la opción Cobrar y se le mostrará la lista de mesas abiertas y listas para cobrar. Se ubica la mesa del cliente y se selecciona para que la pantalla de cobro se muestre. En esta pantalla dos secciones, la sección derecha muestra varios datos relevantes al cobro.

TxPOS

TxPOS es el sitio web que sirve para administrar el restaurante manejando los cortes de caja, gastos operativos, órdenes de compra, ajustes de inventario, reportes y demás opciones que son de operación administrativa.

Órdenes de compra

Para empezar a surtir los insumos del restaurante se registra primero una orden de compra en la que se indica los insumos y sus cantidades que se le deben comprar a algún proveedor. Para realizar esto, el sistema permite acceder a este módulo desde el menú lateral seleccionando la opción Compras.

Desde esta pantalla (Ilustración 8) se debe hacer clic en el botón Nueva orden de compra ubicado en la parte superior de la pantalla. Se mostrará una pantalla donde se podrá seleccionar el proveedor y los productos a comprar, así como ajustes que se hayan realizado, como por ejemplo podría ser el costo de envío.

Para agregar un nuevo producto a la orden de compra se hace clic en el botón verde Agregar nuevo producto. Aparecerá una nueva línea en la tabla donde se pedirá que se elija el producto, la cantidad y unidad de medida, el precio por unidad y un porcentaje de descuento en caso de que se haya aplicado. Al terminar de capturar estos datos se da clic en el botón verde ubicado a un lateral de la línea que apareció en la tabla.
Para agregar ajustes se da clic en el botón Agregar nuevo ajuste y se sigue el mismo proceso.

Al terminar de capturar la orden de compra se selecciona un impuesto en caso de ser necesario, así como observaciones o incidencias que pueden ser capturadas. Para terminar el proceso se da clic en el botón Enviar orden de compra y la orden de compra se registrará en el sistema como pendiente de autorización.

Se enviará a la pantalla de consulta de órdenes de compra donde se debe ubicar la orden de compra. Para autorizar la orden de compra se debe dar clic en el botón rojo que se encuentra al costado de la fila correspondiente a la orden de compra y al ver un recuadro aparecer se deben ingresar las credenciales del usuario que está autorizando la orden de compra y se da clic en el botón Firmar.
En este punto la orden de compra se encuentra autorizada, sin embargo, no se ha surtido, para registrar que la orden de compra ya se ha surtido se da clic en el botón morado que tiene un ícono de caja abierto. Se abrirá una pantalla pidiendo las credenciales que quien está registrando el surtido de la orden y se da clic en el botón Firmar.

La orden de compra ahora ha sido surtida y se refleja el cambio en el inventario del sistema.

Ajustes de inventario

Cada determinado periodo de tiempo se puede realizar un conteo del inventario que hay físicamente, esta operación es posible realizarla accediendo desde el menú lateral a la opción Auxiliares. Aparecerá una pantalla en la que se debe dar clic en el botón Nuevo ajuste de inventario.
Se mostrará una pantalla con una tabla con todos los insumos del restaurante. En la columna Cantidad Teórica se muestra la cantidad que según los cálculos del sistema debería existir. Debido a que este cálculo es muy difícil de calcular y depende de muchas cosas complicadas de medir se muestra una columna a su derecha Cantidad Real la cual muestra un número editable en el que se debe ingresar la cantidad que se ha contado físicamente de cada insumo. La última columna indica la unidad de medida en la que los números se muestran.
Al terminar de contabilizar el inventario se da clic en el botón Registrar ajuste de inventario el cual registrará el nuevo conteo del inventario y se reflejará en el sistema.
 

Recetas

Este módulo permite dar de alta la receta de insumos que se ocupan para preparar un producto. Esto ayuda a que cocina cuando prepare este producto se pueda registrar el decremento de insumos en el inventario. Para acceder se debe dar clic en la opción Producción ubicada en el menú lateral de la pantalla.
Se mostrarán a continuación los productos que necesitan receta. Para asignarle una receta al producto se da clic en el botón azul claro Editar formula encontrado al lateral de la fila correspondiente al producto.
Se muestra una pantalla en la que se puede dar de alta los insumos y sus cantidades requeridas para la fabricación del producto. Al terminar de alta todos los insumos requeridos se da clic en el botón inferior Guardar formula.
Esto registrará los cambios hechos a la receta y aparecerá la siguiente pantalla.
Otra opción que incluye este módulo es poder ver un análisis de costo de la receta para encontrar el costo del producto.

Movimientos

Cuando algún insumo se ha acabado y se necesita surtir en el momento, se puede retirar un monto de dinero de una caja para surtir el insumo faltante. En estos casos específicos el sistema ofrece una forma de registrarlos y que el corte de caja sea correcto. Para registrar esta operación se debe acceder a la opción Movimientos desde el menú lateral de la pantalla. Aparecerá una pantalla en la que existen dos botones, el primero es para registrar un nuevo movimiento de entrada de inventario, y otro para registrar un nuevo movimiento de salida. Al dar clic a alguno de esos botones dependiendo de la necesidad, aparecerá un diálogo. Se llena la información y se da clic en el botón inferior Registrar.
Al terminar se cerrará el diálogo y se mostrará el registro reflejado en el sistema.

Gastos operativos

Al final de cada determinado periodo de tiempo es necesario pagar sueldos y muchas veces esos sueldos se toman de una caja. También suele haber ocasiones en las que se tenga que pagar algo fuera de lo cotidiano con dinero de la caja, en este tipo de situaciones el sistema ofrece un módulo para registrar estos movimientos para que se vean reflejados en el corte de caja y este corte pueda realizarse de manera correcta. Para acceder a este módulo se necesita acceder a la opción Gastos Operativos que se encuentra dentro del menú lateral de la pantalla. Se mostrará una pantalla es la que se debe hacer clic en el botón Registrar un nuevo gasto operativo.
Se llenan los datos correspondientes al corte de caja del que se está retirando el dinero, un título para reconocer el gasto, comentarios y la cantidad de dinero retirada (Ilustración 23). Después se da clic en el botón Crear y se registrará el gasto operativo, el cuál se mostrará en la pantalla.

Cortes

Durante el día se puede necesitar comparar el dinero que hay en la caja con el que se debe tener contando las operaciones que se hayan hecho desde que se abrió la caja. A esto el sistema le llama corte de caja y se puede realizar dando clic en la opción Cortes dentro del submenú Operación que se encuentra en el menú lateral de la pantalla. Se mostrará una pantalla con el listado cortes disponibles para su cierre (Ilustración 25). Después de ubicar el corte de caja que se desea cerrar, se da clic en el texto Cerrar corte a un lado de la fila correspondiente a la caja.
Aparecerá una pantalla en la que se cargarán tres columnas de datos. La primer columna Estimación muestra cada método de pago con su monto, a su vez muestra un monto de propinas, el monto de la cantidad inicial que se ingresó al abrir la caja, monto de ajustes de inventario y monto de gastos operativos. Todos esos montos son los que el sistema ha registrado desde que se abrió la caja. Al final muestra el monto total que el sistema calculó. La segunda columna muestra cada método de pago con un monto, este monto es el que se ha contabilizado y registrado desde esta pantalla. Igualmente cuenta con un último concepto para el monto total. La tercer y última columna Diferencias muestra cada método con su monto que calcula de la diferencia de las columnas Estimación y Conteo. Esta columna debe terminar dando un total de 0 ya que esto significa que se ha contabilizado todo el dinero que debe haber registrado en la caja.
Cada vez que se termine de contar un método de pago, se registra en la parte inferior (Ilustración 26) seleccionando la fecha, el método de pago, la cantidad contable y comentarios en caso de ser necesario. Al terminar de llenar estos datos se da clic en el botón Grabar registro y se refleja en la columna Conteo el registro, así como en la columna Diferencias se vuelve a calcular la diferencia entre las primeras dos columnas.
En la parte inferior de la pantalla se pueden ver varias tablas que corresponden a los registros de las operaciones que están afectando al corte de caja.

Catálogos

En esta parte veremos todos los catalogos disponibles asi como su captura y como se conecta con otros modulos en el sistema, ejemplo el catalogo de provedores alimenta el modulo de ordenes de compra. Para la correcta captura de estos catálogos, se le brinda la siguiente recomendación, hacer una división de los catálogos ya que como unos dependen de la captura de otros la lista seria de esta manera:

• Categoría
  • Productos
  • Modificadores

Ahora la segunda parte seria de estos catálogos:

• Roles
• Usuarios
• Área
• Mesas
• Ciudades
• Sucursales
• Proveedores
• Clientes
• Repartidor
• Meseros

Categoría

Al entrar al módulo, se verán en una lista, todas las categorías, en la parte superior derecha aparecerá un botón:

• Nombre de la categoría:

Tal cual se asigna el nombre con el cual se identificará la categoría.

• Icono de la categoría:

Aquí aparecerán varios iconos que se pueden usar para la identificación más personalizada de la categoría.

• Fondo:

Esto solo cambia el color del icono, para que en la aplicación del mesero sea más dinámico la identificación de las categorías.

 

Productos

En esta parte se capturan los productos, uno de los más importantes ya que es la base central de la aplicación, así que es importante su correcta captura.
Al entrar al módulo se verá una lista de los productos, así como el botón Nuevo Producto, es importante saber a qué categoría pertenecerá este producto o los productos que se capturaran.
Ahora bien, puede darse el caso que el producto tenga algún modificador que también deba de agregarse, en esta parte puedes continuar capturando incluso registrarlo y volver después ya cuando tengas el modificador creado.
 

Nuevo producto

• Imagen del producto: Puedes arrastrar una imagen o seleccionar una desde el ordenador.
• Nombre del producto: Este es el nombre con el cual se identificará en el listado de productos.
• Código: Aquí se puede identificar el producto por un código que maneje tu negocio internamente.
• Costo: Costo que genera este producto a tu negocio.
• Precio: Precio que genera este producto a tu negocio.
• Switch POS: Con este Switch puede decidir si quieres que aparezca o no en el sistema de comandas o solo si será un producto que se maneje internamente.
• Switch Fabricado: Con este Switch se puede determinar si el producto, es fabricado por tu negocio o si es un producto que solo compras y así sin modificar puedes vender.
• Unidad: Es la unidad de medida que tiene este producto.
• Comisiones: Si genera alguna comisión la venta.
• Modificadores: Aquí seleccionamos los distintos modificadores que tenga el producto.
• Categoría: Seleccionas a que categoría pertenece este producto.

 

Modificadores

En este módulo se crean los modificadores, es importante saber a qué área afecta este módulo, ya que se podrá dividir en dos partes, la creación y asignación de un modificador a un determinado producto, será de la siguiente manera: se crea los productos, seguido corresponde crear el modificador, un ejemplo:

• Crear el Producto ‘Taco’ y seleccionado el Switch POS.
• Crear el Producto ‘Picadillo’ con categoría de ‘Materia Prima’ y no seleccionado el ‘Switch POS’
• Asignar el Concepto de ‘Picadillo’ al modificador de ‘Guiso’.

Asignar al producto de ‘Taco’ el modificador de ‘Guiso’ que este ya contiene la materia prima de ‘Picadillo’.
Si se realizaron los pasos correctos en el sistema, al momento de seleccionar ‘taco’, en este se podrá seleccionar el modificador de ‘’Guiso’’ que contiene ‘Picadillo’.
al momento de seleccionar un producto y este contenga modificadores, se enlistarán, por eso mismo la opción de selección única para evitar que se seleccione un modificador de cierto tipo más de una vez.

Roles

En el catálogo de rol, se enlistarán los roles, previamente capturados y si se desea se puede capturar uno nuevo seleccionando la opción:
Aparecerá un formulario similar a este aquí es donde se le tiene que asignar un nombre a ese nuevo rol, brindar una pequeña descripción. También en el mismo modulo se puede, editar algún rol que este previamente capturado, así como modificar sus permisos de accesos.

Usuarios

En este catálogo crearemos a los usuarios que utilizaran el sistema, así que es importante haber creado previamente los roles, ya que en este módulo serán necesarios, al momento de entrar al catálogo de usuarios se en listaran los usuarios previamente capturados, así como él botón para crear un nuevo usuario:

• Al crear debemos identificar el nombre del usuario.
• El nombre que se mostrara de ese usuario.
• Un email del usuario.
• La contraseña que usara para ingresar.
• El rol que previamente se registró, aquí es donde le asignaremos a este usuario.

Área

Al entrar al catálogo de área, aparecerán en listados las áreas que previamente se capturaron, así como la opción de crear una nueva área:

• • Nombre del área
• seleccionar si es con pago antes, por ejemplo, para llevar.
• Plataforma es si será pedido por alguna aplicación de repartidores de comida.
• Así mismo se puede editar las áreas previamente creadas o editar alguna.

Mesas

En esta parte se capturan las mesas que se encuentren en tu negocio, al entrar aparecerán una lista las mesas que ya se capturaron, así como la opción de agregar una mesa nueva:

• Nombre de la mesa: será la forma como identificará la Masa.
• Porcentaje de comisión que genere esa mesa.
• Porcentaje de descuento: si esa mesa tiene algún descuento previsto.
• Área: este campo es completamente alimentado por el anterior catálogo de áreas.
• También en el listado de mesas se puede, Editar, ver Detalles o Eliminar la mesa. 

Ciudades

En este catálogo se encuentran las cuidades, al entrar aparece una lista de las cuidades, este módulo es solo de consulta, por el momento no tiene opción a agregar más ciudades ni a editar las que se encuentren en esta lista. Podríamos decir que este módulo es solo de consulta.

Sucursales

En este módulo aparecen las sucursales que se encuentren capturadas, así como tener la opción de crear una nueva sucursal con el botón:

• Crear sucursal

Nombre de la sucursal, es con el cual se identificará la sucursal en la lista, cada vez que se entre al módulo.

• Ciudad

Aquí se seleccionará la cuidad a la cual pertenece esta sucursal, este módulo se alimenta directamente del catálogo de ciudades.

Proveedor

En este catálogo se muestran los proveedores en una lista, así como la opción de Registrar nuevo proveedor:
Este es un catálogo importante, ya que el catálogo proveedores es de donde se tomarán la mayoría de datos para realizarán las órdenes de compra.

• Nombre del proveedor, con este nombre se identificará al proveedor.

Los siguientes datos son para identificar al proveedor y tener su información detallada RFC, Correo electrónico, Teléfono.

• Ciudad se toma directamente del módulo ciudades.

Clientes

En este módulo se encuentra una lista de los clientes que acuden a tu negocio, similar a los demás catálogos con un botón para agregar a nuevos clientes.

• Nombre del cliente.
• RFC del cliente.
• Teléfono de contacto.
• Correo electrónico.

Estos los datos que se necesitan para capturar a un cliente, así mismo es importante registrar los todos los datos del cliente, así como revisar si no se encuentra registrado en el sistema, esto para evitar que se registren clientes duplicados.

Repartidores

Este módulo es sencillo e igual a los demás, se encuentra en una lista los repartidores que se tengan previamente capturados, también se encuentra un botón de agregar un nuevo repartidor, solo se piden dos datos, nombre del repartidor y si cuenta con algún apodo que lo describa.

Mesero

En este módulo, aparecerá una lista de los meseros previamente capturados, así como la opción de capturar nuevos:

• Nombre del mesero: este es el nombre con el cual se identificará al mesero en el listado de catálogo.
• Apodo, si el mesero tiene un apodo que lo identifique se puede poner en esta parte, dato también que no es necesario para la captura.
• Sucursal, es asignada de la lista a la cual el mesero pertenezca.
• Nombre de usuario, aquí se liga directamente con los usuarios que se crearon previamente.