Guia de Administrativo

Órdenes de compra

Para empezar a surtir los insumos del restaurante se registra primero una orden de compra en la que se indica los insumos y sus cantidades que se le deben comprar a algún
proveedor. Para realizar esto, el sistema permite acceder a este módulo desde el menú lateral seleccionando la opción Compras.

Desde esta pantalla.. se debe hacer clic en el botón Nueva orden de compra ubicado en la parte superior de la pantalla.

Se mostrará una pantalla donde se podrá seleccionar el proveedor y los productos a comprar, así como ajustes que se hayan realizado,
como por ejemplo podría ser el costo de envío.

Agregar un nuevo producto a la orden de compra:
se hace clic en el botón verde Agregar nuevo producto.

Aparecerá una nueva línea en la tabla donde se pedirá que se elija el producto, la cantidad y unidad de medida, el precio por unidad y un porcentaje de descuento
en caso de que se haya aplicado.
Al terminar de capturar estos datos se da clic en el botón verde ubicado a un lateral de la línea que apareció en la tabla.

Para agregar ajustes se da clic en el botón Agregar nuevo ajuste y se sigue el mismo proceso.

Al terminar de capturar la orden de compra se selecciona un impuesto en caso de ser necesario, así como observaciones o incidencias que pueden ser capturadas.
Para terminar el proceso se da clic en el botón Enviar orden de compra y la orden de compra se registrará en el sistema como pendiente de autorización.

Se enviará a la pantalla de consulta de órdenes de compra, donde se debe ubicar la orden de compra. Para autorizar la orden de compra se debe dar clic en el botón rojo que se
encuentra al costado de la fila correspondiente a la orden de compra y al ver un recuadro aparecer se deben ingresar las credenciales del usuario que está autorizando
la orden de compra y se da clic en el botón Firmar.

En este punto la orden de compra se encuentra autorizada, sin embargo, no se ha surtido, para registrar que la orden de compra ya se ha surtido se da clic en el botón morado
que tiene un ícono de caja abierto.
Se abrirá una pantalla pidiendo las credenciales que quien está registrando el surtido de la orden y se da clic en el botón Firmar.

La orden de compra ahora ha sido surtida y se refleja el cambio en el inventario del sistema.

Ajustes de inventario

Cada determinado periodo de tiempo se puede realizar un conteo del inventario que hay físicamente, esta operación es posible realizarla accediendo desde el menú lateral a la
opción Auxiliares. Aparecerá una pantalla en la que se debe dar clic en el botón Nuevo ajuste de inventario.

Se mostrará una pantalla con una tabla con todos los insumos del restaurante.

En la columna Cantidad Teórica se muestra la cantidad que según los cálculos del sistema
debería existir. Debido a que este cálculo es muy difícil de calcular y depende de muchas cosas complicadas de medir
se muestra una columna a su derecha Cantidad Real la cual
muestra un número editable en el que se debe ingresar la cantidad que se ha contado físicamente de cada insumo.
La última columna indica la unidad de medida en la que los números se muestran.
Al terminar de contabilizar el inventario se da clic en el botón Registrar ajuste de inventario el cual registrará el nuevo conteo del inventario y se reflejará en el sistema.

Recetas

Este módulo permite dar de alta la receta de insumos que se ocupan para preparar un producto.
Esto ayuda a que cocina cuando prepare este producto se pueda registrar el decremento de insumos en el inventario. Para acceder se debe dar clic en la
opción Producción ubicada en el menú lateral de la pantalla.
Se mostrarán a continuación los productos que necesitan receta. Para asignarle una receta al producto se da clic en el botón azul claro Editar formula encontrado al
lateral de la fila correspondiente al producto.

Se muestra una pantalla en la que se puede dar de alta los insumos y sus cantidades requeridas para la fabricación del producto.
Al terminar de alta todos los insumos requeridos se da clic en el botón inferior Guardar formula.

Otra opción que incluye este módulo es poder ver un análisis de costo de la receta para encontrar el costo del producto.

Movimientos

En este apartado, se registra los movimientos, para generar una entrada, se debe de ingresar en el botón verde de Nueva Entrada.

Estos son los datos para capturar, la gran mayoría son datos que se tienen que llenar son obligatorios, no se puede pasar u omitir ningún dato de estos, están identificados

por el símbolo (*)

• Tipo
• Corte
• Producto
• Cantidad
• Unidad
• Monto
• Fecha
• Motivo

Al terminar de capturar los datos en el listado, aparece debajo, están los datos enlistados seguido un botón para eliminar el movimiento, por si se presenta
un error o se cambió de opinión.

Gastos operativos

Al final de cada determinado periodo de tiempo es necesario pagar sueldos y muchas veces esos sueldos se toman de una caja.
También suele haber ocasiones en las que se tenga que pagar algo fuera de lo cotidiano con dinero de la caja, en este tipo de situaciones el sistema ofrece un módulo para
registrar estos movimientos para que se vean reflejados en el corte de caja y este corte pueda realizarse de manera correcta.


Para acceder a este módulo se necesita acceder a la opción Gastos Operativos que se encuentra dentro del menú lateral de la pantalla.
Se mostrará una pantalla es la que se debe hacer clic en el botón Registrar un nuevo gasto operativo.

Se llenan los datos correspondientes al corte de caja del que se está retirando el dinero, un título para reconocer el gasto,comentarios y la cantidad de dinero retirada.
Después se da clic en el botón Crear y se registrará el gasto operativo, el cual se mostrará en la pantalla.

Cortes

Durante el día se puede necesitar comparar el dinero que hay en la caja con el que se debe tener contando las operaciones que se hayan hecho desde que se abrió la caja.

A esto el sistema le llama corte de caja y se puede realizar dando clic en la opción Cortes dentro del submenú Operación que se encuentra en el menú lateral de la pantalla.
Se mostrará una pantalla con el listado cortes disponibles para su cierre. Después de ubicar el corte de caja que se desea cerrar, se da clic en el texto
Cerrar

corte a un lado de la fila correspondiente a la caja.

La primer columna Estimación muestra cada método de pago con su monto, a su vez muestra un monto de propinas,
el monto de la cantidad inicial que se ingresó al abrir la caja, monto de ajustes de inventario y monto de gastos operativos.

Todos esos montos son los que el sistema ha registrado desde que se abrió la caja. Al final muestra el monto total que el sistema calculó. La segunda columna muestra cada
método de pago con un monto, este monto es el que se ha contabilizado y registrado desde esta pantalla.
Igualmente cuenta con un último concepto para el monto total. La tercer y última columna Diferencias muestra cada método con su monto que calcula de la diferencia de las
columnas Estimación y Conteo.

Esta columna debe terminar dando un total de 0 ya que esto significa que se ha contabilizado todo el dinero que debe haber registrado en la caja.
Cada vez que se termine de contar un método de pago, se registra en la parte inferior seleccionando la fecha, el método de pago, la cantidad contable y comentarios en caso
de ser necesario.

Al terminar de llenar estos datos se da clic en el botón Grabar registro y se refleja en la columna Conteo el registro, así como en la columna Diferencias se vuelve a
calcular la diferencia entre las primeras dos columnas.

En la parte inferior de la pantalla se pueden ver varias tablas que corresponden a los

registros de las operaciones que están afectando al corte de caja.

Catálogos

En esta parte veremos todos los catalogos disponibles asi como su captura y como se conecta con otros modulos en el sistema, ejemplo el catalogo de provedores alimenta el
modulo de ordenes de compra.

Para la correcta captura de estos catálogos, se le brinda la siguiente recomendación, hacer una división de los catálogos
ya que como unos dependen de la captura de otros la lista seria de esta manera:

• Categoría
• Productos
• Modificadores

Ahora la segunda parte seria de estos catálogos:

• Roles
• Usuarios
• Área
• Mesas
• Ciudades
• Sucursales
• Proveedores
• Clientes
• Repartidor
• Meseros
• Turnos
• Menus Digitales

Se capturarán de esta forma, ahora bien, veremos porque motivo debe de llevar este orden.

Catálogos de productos

Categoría

Al entrar al módulo, se verán en una lista, todas las categorías, en la parte superior derecha aparecerá un botón:

Nombre de la categoría:

Tal cual se asigna el nombre con el cual se identificará la categoría.
Icono de la categoría:
Aquí aparecerán varios iconos que se pueden usar para la identificación más personalizada de la categoría.
Fondo:
Esto solo cambia el color del icono, para que en la aplicación del mesero sea más dinámico la identificación de las categorías.

Productos

En esta parte se capturan los productos, uno de los más importantes ya que es la base central de la aplicación, así que es importante su correcta captura.
Al entrar al módulo se verá una lista de los productos, así como el botón Nuevo Producto, es importante saber a qué categoría pertenecerá este producto o los
productos que se capturaran.
Ahora bien, puede darse el caso que el producto tenga algún modificador que también deba de agregarse, en esta parte puedes continuar capturando incluso registrarlo y
volver después ya cuando tengas el modificador creado.

Nuevo producto

Imagen del producto: Puedes arrastrar una imagen o seleccionar una desde el ordenador.
Nombre del producto: Este es el nombre con el cual se identificará en el listado de productos.
Código: Aquí se puede identificar el producto por un código que maneje tu negocio internamente.
Costo: Costo que genera este producto a tu negocio.
Precio: Precio que genera este producto a tu negocio.
Switch POS: Con este Switch puede decidir si quieres que aparezca o no en el sistema de comandas o solo si será un producto que se maneje internamente.
Switch Fabricado: Con este Switch se puede determinar si el producto, es fabricado por tu negocio o si es un producto que solo compras y así sin modificar
puedes vender.
Unidad: Es la unidad de medida que tiene este producto.
Comisiones: Si genera alguna comisión la venta.
Modificadores: Aquí seleccionamos los distintos modificadores que tenga el producto.
Categoría: Seleccionas a que categoría pertenece este producto.

Modificadores

En este módulo se crean los modificadores, es importante saber a qué área afecta este módulo, ya que se podrá dividir en dos partes, la creación y asignación de un

modificador a un determinado producto, será de la siguiente manera: se crea los productos, seguido corresponde crear el modificador, un ejemplo:

• Crear el Producto ‘Taco’ y seleccionado el Switch POS.
  
• Crear el Producto ‘Picadillo’ con categoría de ‘Materia Prima’ y sin el ‘Switch POS’.
  
  
  
  
  
  
  
  
  

Crear el Modificador ‘Guiso’.

Asignar el Concepto de ‘Picadillo’ al modificador de ‘Guiso’.

Asignar al producto de ‘Taco’ el modificador de ‘Guiso’ que este ya contiene la materia prima de ‘Picadillo’.

Si se realizaron los pasos correctos en el sistema, al momento de seleccionar ‘taco’, en este se podrá seleccionar el modificador de ‘’Guiso’’ que contiene ‘Picadillo’.

Al momento de seleccionar un producto y este contenga modificadores, se enlistarán, por eso mismo la opción de selección única para evitar
que se seleccione un modificador de cierto tipo más de una vez.

Roles

En el catálogo de rol, se enlistarán los roles, previamente capturados y si se desea se puede capturar uno nuevo seleccionando la opción:

Aparecerá un formulario similar a este aquí es donde se le tiene que asignar un nombre a ese nuevo rol, brindar una pequeña descripción.

También en el mismo modulo se puede, editar algún rol que este previamente capturado, así como modificar sus permisos de accesos.

Usuarios

En este catálogo crearemos a los usuarios que utilizaran el sistema, así que es importante haber creado previamente los roles, ya que en este módulo
serán necesarios, al momento de entrar al catálogo de usuarios se en listaran los usuarios previamente capturados, así como él botón para crear un nuevo usuario:

• Al crear debemos identificar el nombre del usuario.
  
• El nombre que se mostrara de ese usuario.
  
• Un email del usuario.
  
• La contraseña que usara para ingresar.
  
• El rol que previamente se registró, aquí es donde le asignaremos a este usuario.
  
  
  
  
  
  
  
  
  

Área

Al entrar al catálogo de área, aparecerán en listados las áreas que previamente se capturaron, así como la opción de crear una nueva área:

Nombre del área

Seleccionar si es con pago antes, por ejemplo, para llevar.
Plataforma es si será pedido por alguna aplicación de repartidores de comida.

Así mismo se puede editar las áreas previamente creadas o editar alguna.

Mesas

En esta parte se capturan las mesas que se encuentren en tu negocio, al entrar aparecerán una lista las mesas que ya se capturaron, así como la opción de agregar una mesa
nueva:

• Nombre de la mesa: será la forma como identificará la Mesa.
  
• Porcentaje de comisión que genere esa mesa.
  
• Porcentaje de descuento: si esa mesa tiene algún descuento previsto.
  
• Área: este campo es completamente alimentado por el anterior catálogo de áreas.
  

También en el listado de mesas se puede, Editar, ver Detalles o Eliminar la mesa.

Ciudades

En este catálogo se encuentran las ciudades, al entrar aparece una lista de las cuidades, este módulo es solo de consulta, por el momento no tiene
opción a agregar más ciudades ni a editar las que se encuentren en esta lista. Podríamos decir que este módulo es solo de consulta.

Sucursales

En este módulo aparecen las sucursales que se encuentren capturadas, así como tener la opción de crear una nueva sucursal con el botón:

Crear sucursal
Nombre de la sucursal, es con el cual se identificará la sucursal en la lista, cada vez que se entre al módulo.

Ciudad
Aquí se seleccionará la cuidad a la cual pertenece esta sucursal, este módulo se alimenta directamente del catálogo de ciudades.

Proveedor

En este catálogo se muestran los proveedores en una lista, así como la opción de Registrar nuevo proveedor:

Este es un catálogo importante, ya que el catálogo proveedores es de donde se tomarán la mayoría de datos para realizarán las órdenes de compra.

• Nombre del proveedor, con este nombre se identificará al proveedor.
  
• Los siguientes datos son para identificar al proveedor y tener su información detallada RFC, Correo electrónico, Teléfono.
  
• Ciudad se toma directamente del módulo ciudades.
  

Clientes

En este módulo se encuentra una lista de los clientes que acuden a tu negocio, similar a los demás catálogos con un botón para agregar a nuevos clientes.

• Nombre del cliente.
• RFC del cliente.
• Teléfono de contacto.
• Correo electrónico.

Estos los datos que se necesitan para capturar a un cliente, así mismo es importante registrar los todos los datos del cliente, así como revisar si no se
encuentra registrado en el sistema, esto para evitar que se registren clientes duplicados.

Repartidores

Este módulo es sencillo e igual a los demás, se encuentra en una lista los repartidores que se tengan previamente capturados, también se encuentra un botón de
agregar un nuevo repartidor, solo se piden dos datos, nombre del repartidor y si cuenta con algún apodo que lo describa.

Mesero

En este módulo, aparecerá una lista de los meseros previamente capturados, así como la opción de capturar nuevos:

Nombre del mesero: este es el nombre con el cual se identificará al mesero en el listado de catálogo.
Apodo, si el mesero tiene un apodo que lo identifique se puede poner en esta parte, dato también que no es necesario para la captura.
Sucursal, es asignada de la lista a la cual el mesero pertenezca.
Nombre de usuario, aquí se liga directamente con los usuarios que se crearon previamente.

Menus Digitales

El menú digital es el módulo para hacer los menús de Qr con color de que tipo sucursal etc.

• Logo: Se le puede poner una imagen para representar el menú.
• Color principal: Se le puede cambiar el color para el código para el menú.
• Sucursal: Se le puede poner de donde viene el menú.

Turnos

El módulo Turno es para hacer el horario de los empleados, de cuando entra y sale del trabajo y quede registrado en el sistema.

El registro del turno es para tener el registro de entrada y salida.

Reportes

En este apartado aparecen graficas y reportes para ayudarte a realizar cualquier tarea administrativa, de monitoreo o inventariado.

Reporte de Ventas

Aquí es donde se recolecta toda la información recolectada de ventas en un solo lugar para poder revisar.

Asistencia

Aquí es donde se registra las asistencias de la semana hora de entra y salida de cada persona.

General

Encontraras estas múltiples graficas de ingresos, gastos y producto por día, semana y mes.

Ingresos y gastos

Aquí se puede ver una gráfica de barras de ingreso y gastos que se han hecho de manera mensual, semanal y diaria.

Ingreso por producto

Aquí se puede ver una gráfica de barras de los ingresos que cada determinado producto genera, así mismo se puede ver una tabla con el desglose de los dependientes de ese
producto, por ejemplo, la materia prima que depende del concepto taco.

Resultados

En este modulo se muestra una gráfica de pastel donde se representa el costo vs la utilidad.

Propinas

En este módulo, podemos ver las propinas que se se generan, este dato desde las tarjetas de débito.

Reporte de Cortes

Estos con los cortes de caja, se puede ver y filtrar por fechas, sucursal, en la tabla aparecen múltiples datos.

Preferencia del sistema

Aquí en este apartado se agrega la cuenta mercado pago.